УКРАЇНА
ХМЕЛЬНИЦЬКА МІСЬКА РАДА
РІШЕННЯ
м. Хмельницький
від 21.05.2003 р. № 11
Про створення архівного відділу Хмельницької міської Ради та затвердження Положення про відділ
Розглянувши пропозицію виконавчого комітету та керуючись ст.54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, міська Рада
ВИРІШИЛА:
1. Створити архівний відділ міської Ради.
2. Внести зміни в п.36 додатку до рішення міської Ради десятої сесії від 12.02.2003р. № 9, змінивши назву “міський державний архів” на “архівний відділ міської Ради”.
3. Затвердити Положення про архівний відділ міської Ради (додається).
4. Рішення виконавчого комітету №57 від 15.03.1990 р. “Про затвердження Положення про державний міський архів” вважати таким, що втратило чинність.
Міський голова М. Приступа
Додаток
до рішення сесії міської Ради
від 21.05.2003 р. №11
П О Л О Ж Е Н Н Я
про архівний відділ Хмельницької міської Ради
1. Архівний відділ Хмельницької міської Ради (далі – відділ) є виконавчим органом міської Ради, підзвітний і підконтрольний Хмельницькій міській Раді, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади в галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний Державному архіву Хмельницької області, Державному комітету архівів України в порядку, встановленому законом.
2. Відділ є юридичною особою, має самостійний баланс, реєстраційні рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням.
3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, рішеннями Хмельницької міської Ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також цим Положенням.
У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується наказами Держкомархіву України, Державного архіву Хмельницької області.
4. Основними завданнями відділу є:
- реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;
- забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;
- забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.
5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
5.1. Складає і за погодженням з Державним архівом Хмельницької області подає на затвердження міському голові плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.
5.2. Забезпечує облік, зберігання і охорону:
- документів Національного архівного
фонду, що нагромадились за час діяльності існуючих і тих, що діяли
раніше на сучасній території міста, державних органів, органів
місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
- документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу;
- документів особового походження, що надійшли до відділу;
- фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;
- документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян;
- друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;
- облікових документів і довідкового апарату до документів.
5.3. Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.
5.4. Готує матеріали для проведення Державним архівом Хмельницької області державної реєстрації документів Національного архівного фонду фізичних і юридичних осіб, незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.
5.5. За дорученням Держкомархіву контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.
5.6. Інформує Державний архів Хмельницької області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий а також про продаж документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
5.7. Складає і за погодженням з Державним архівом Хмельницької області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
5.8. Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об’єднань.
5.9. Приймає на збереження архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.
5.10. Контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
5.11. Подає Хмельницькій міській Раді пропозиції щодо створення трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності.
5.12. Інформує Хмельницьку міську Раду, Державний архів Хмельницької області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
5.13. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації джерела комплектування відділу та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них Державному архіву Хмельницької області.
5.14. Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу; науково-технічного опрацювання документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ та організацій.
5.15. Передає за угодою до Державного архіву Хмельницької області у визначені ними терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарату до них для постійного зберігання.
5.16. Створює та вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігається у відділі.
5.17. Інформує Хмельницьку міську Раду її виконавчий комітет, Державний архів Хмельницької області про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.
5.18. Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовільняє запити юридичних і фізичних осіб, щодо використання архівної інформації.
5.19. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
6. Відділ має право:
6.1. Отримувати від інших виконавчих органів місцевого самоврядування, а також від підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, а від міського відділу статистики – безоплатні статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
6.2. Давати у межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів та ведення діловодства.
6.3. Розробляти та затверджувати в установленому порядку ціни та тарифи на послуги, що виконуються відділом на договірних засадах.
6.4. Надавати за плату послуги з використанням фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах.
6.5. Вимагати від власника документів, від часу створення яких минуло понад 50 років, або в інших випадках, передбачених законодавством, подання цих документів для організації експертизи їх цінності.
6.6. Подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду права на ці документи, якщо він не забезпечує їх належної збереженності.
6.7. Порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереження документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів.
6.8. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
6.9. Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.
6.10. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.
6.11. Працівники відділу мають право для виконання покладених на них службових обов’язків відвідувати архівні підрозділи і діловодні служби підприємств, установ та організацій міста незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, а також право доступу до їх документів, що перебувають у зоні комплектування відділу, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно зі законодавством спеціально охороняються.
7. Відділ в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами Хмельницької міської Ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.
8. Відділ очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою за погодженням відповідно з директором Державного архіву Хмельницької області.
9. Завідуючий відділу:
- здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
- розробляє посадові обов’язки працівників відділу;
- видає в межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;
- розпоряджається коштами відділу в межах кошторису витрат на його утримання.
10. Статус посадових осіб відділу визначається згідно із Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування”.
11. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Хмельницької області, а також інших питань у відділі створюється експертна комісія. Положення та персональний склад експертної комісії затверджує завідуючий відділу на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом.
12. Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.
Граничну чисельність та витрати на утримання відділу затверджує Хмельницька міська Рада.
Кошторис доходів і видатків на утримання відділу та штатний розпис відділу затверджуються міським головою.
13. Зміни та доповнення до цього Положення можуть бути внесені з ініціативи міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, завідуючого архівним відділом.
14. Архівний відділ ліквідовується та реорганізовується міською Радою у відповідності до чинного законодавства.
Секретар міської Ради М. Василишин